Le notaire travaille dans une « étude notariale », assisté de divers collaborateurs.
Étude notariale : définition et organisation
L'étude notariale – également appelée « office notarial » – est la structure au sein de laquelle exerce le notaire, au même titre que le cabinet est la structure au sein de laquelle exerce l'avocat.
Il s'agit d'une société dans laquelle collaborent plusieurs professionnels :
- un ou plusieurs notaires associés ;
- un clerc de notaire par associé ;
- des notaires stagiaires, en cours de formation notaire ;
- des assistants juridiques spécialisés ;
- un négociateur immobilier ;
- un comptable ;
- un formaliste ;
- des secrétaires, etc.
La pluralité de professionnels assure aux clients la prise en charge intégrale de leur dossier. Le notaire est à la fois un officier public et un professionnel libéral : cela signifie qu'il assure le service public pour lequel il a été nommé, au sein d'une structure libérale. Il est à ce titre un véritable chef d'entreprise.
La mission principale et essentielle du notaire est de conférer l'authenticité aux conventions des parties qu'il reçoit. Pour cela, il doit confier les dossiers, en vue de leur constitution, à des collaborateurs : juristes ou clercs.
Bon à savoir : le décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 a donné aux notaires la possibilité de recevoir des actes notariés « à distance », c’est-à-dire sans la présence physique à leurs côtés des parties à l’acte. Cette mesure exceptionnelle a pris fin le 10 août 2020. Le notaire était alors en relation avec les parties grâce à un système de visioconférence sécurisé. Dans l'immédiat, il n'est pas envisagé de pérenniser de façon généralisée la « comparution par écrans interposés » (rép. min. n° 31130, JOAN, 3 novembre 2020), mais le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 autorise l’établissement par les notaires de procurations authentiques sur support électronique lorsqu'une ou toutes les parties ne sont pas présentes.
Préparation de l'étude notariale
Préalablement à la signature de tout acte, et en matière d'organisation de l'étude, le comptable doit établir une pré-taxe : il s'agit d'un calcul prévisionnel de ce que le client doit verser le jour de la signature de la convention. Le comptable notarial est un rouage majeur d'une étude.
Cette pré-taxe est remise au notaire et à son collaborateur, ainsi qu'au client qui en fait la demande en même temps que le projet de l'acte authentique, et ce avant le rendez-vous de signature définitive. Cette pré-taxe est, une fois l'acte signé, affinée par le comptable qui procède aux écritures : virement du prix d'achat sur le compte du vendeur, virement des frais d'acte en ce compris les honoraires du notaire sur le compte de l'étude…
Intervient ensuite le formaliste de l'étude : pièce maîtresse et collaborateur indispensable du notaire, il est en charge du dépôt au service de la publicité foncière de tous les actes contenant mutation immobilière (acte authentique de vente notamment) et inscription d'hypothèque (acte authentique de prêt). On parle de formalités postérieures.
À noter : depuis le 1er janvier 2018, les notaires ont l'obligation de transmettre les actes notariés au service de publicité foncière par voie électronique (décret n° 2017-770 du 4 mai 2017). Le champ d’application de cette obligation a été défini par un arrêté du 2 juin 2017 puis complété par un arrêté du 30 avril 2018.
Contacter une étude notariale
Chaque notaire est compétent sur l'ensemble du territoire français : il est possible de s'adresser à l'étude notariale de son choix. Néanmoins, il est judicieux de choisir une étude géographiquement proche de son lieu de résidence, afin d'éviter de trop longs et coûteux déplacements, lors de la signature d'actes.
En outre, il est conseillé de garder le même interlocuteur pour toutes les prestations : le notaire connaît la situation familiale et économique de son client et optimise ainsi les opérations qu'il effectue pour son compte.
À noter : un client n'est pas attaché à vie à son notaire, et il est en droit d'en changer pour diverses raisons. Traditionnellement, le nouveau notaire choisi demandera alors à son confrère le transfert du dossier du client.
Étude notariale : rôle de la Chambre des notaires
Les missions de la Chambre des notaires sont nombreuses :
- accueil des nouveaux notaires ;
- contrôle des études, déontologie, et rappel à la loi des notaires défaillants dans le cadre de leurs fonctions ;
- règlement des litiges et différends entre les notaires et leurs clients ;
- accueil et renseignement du public dans le cadre de l'accès au droit (toute personne peut demander à consulter gratuitement un notaire pour l'interroger sur un problème de droit).
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