Chaque étude notariale comprend au moins un formaliste ou « clerc aux formalités ». Il s’agit d’un poste clé de l’étude, puisque le formaliste assure la transmission des actes signés aux différentes administrations afin d’assurer leur efficacité. Voici quelques clés pour vous aider à comprendre le métier de formaliste.
Formaliste : rôle dans l’étude notariale
Le formaliste intervient après la signature des actes. On dit qu’il est responsable des « formalités postérieures », jusqu’à la délivrance de la copie de l’acte au client.
Contrôle des actes
Le formaliste contrôle les actes en vérifiant leur contenu, les paraphes et signatures, la fiscalité et le calcul des droits. Il cherche des éventuelles irrégularités qui pourraient être causes de refus ou de rejet de l’acte.
Le dépôt des actes
Après avoir rassemblé les pièces administratives nécessaires (extraits d’acte, modèle 1, état sur formalité, bordereaux, documents d’arpentage, déclaration de plus-value, etc), le formaliste oriente les actes en fonction de leur nature (en format papier ou électronique via « téléacte »).
Enregistrement
Les donations, partages de biens meubles, liquidations de communauté, déclarations de succession et actes de commerce sont soumis à l’enregistrement au service des impôts des entreprises qui perçoit les droits.
Publicité foncière
Les actes portant mutation d’un bien immobilier sont déposés au service de publicité foncière (ex-bureau des hypothèques, ces derniers ayant été supprimés depuis le 1er janvier 2013 par l’ordonnance n° 2010-638 du 10 juin 2010) pour la formalité fusionnée. L’acte est tout d’abord enregistré, le montant des droits acquitté, puis l’acte est publié afin d’en donner connaissance aux tiers.
Greffe de tribunaux de commerce
Tous les actes de commerce et de société sont envoyés au registre du commerce et des sociétés. Il est demandé au greffe du tribunal de commerce des états hors et sur formalités, afin de déterminer les inscriptions prises sur les biens, ainsi que des certificats de non faillite.
Tenue des registres
Le formaliste tient le répertoire officiel (qui recense tous les actes signés dans l’étude). Il s’occupe aussi du registre des formalités (qui recense toutes les formalités effectuées de la signature de l’acte à la remise de sa copie au client), le registre des refus et rejets (qui marquent une irrégularité de l’acte qui doit être régularisée), le registre des mainlevées, et éventuellement le fichier client.
Missions annexes
Dans les petites études, le formaliste peut être chargé de l’archivage de actes et des dossiers, ainsi que de la confection des copies (simples, authentiques, hypothécaires ou exécutoires). Il est souvent responsable de la gestion électronique des documents.
Le formaliste fournit souvent des statistiques au notaire pour l’informer sur le fonctionnement de l’étude (nombre d’actes, travail des clercs, nombre de rejets ou de refus, etc).
Qualités requises et formation
Qualités du formaliste
Un bon formaliste doit respecter le secret professionnel, être rapide et rigoureux, savoir respecter les délais, connaître le fonctionnement des administrations et avoir un bon relationnel avec les administrations comme avec les clercs de l’étude.
Formation du formaliste
Le diplôme est souvent acquis par la voie de la validation des acquis de l’expérience, après trois ans équivalent temps plein dans l’activité. Il est également ouvert aux bacheliers, après une formation de deux années à l’Institut national des formations notariales (INFN).
Cette formation intègre un stage de 3 mois dans un office notarial. Elle prépare à l’examen du brevet de technicien supérieur (BTS) Métiers du notariat, délivré par le ministère de l’Éducation nationale. Elle permet l’obtention du certificat de qualification professionnelle (CQP).