L’ordre des notaires est constitué des différentes chambres de notaires. Elles sont titulaires de divers pouvoirs. Leur rôle est d’assurer la cohésion de la profession et de faire respecter les règles de déontologie.
Organisation et pouvoirs de l’ordre des notaires
L’ordre des notaires est représenté par environ une chambre des notaires par département français : chaque chambre a pour juridiction la totalité des notaires du département.
La chambre dispose de plusieurs fonctions :
- Fonction consultative : la chambre est consultée par les pouvoirs publics au cours de la nomination d’un notaire, à la fin de sa formation de notaire.
- Contrôle : la chambre assure au moins une fois par an un contrôle au sein de chaque étude notariale de sa juridiction.
- Sanction : c’est à la chambre de mettre en place des sanctions si un notaire transgresse la déontologie des notaires.
Saisine de la chambre des notaires
En cas de litige entre un client et son notaire, le client peut saisir le président de la chambre de rattachement dudit notaire. La chambre est légalement compétente pour prononcer des sanctions applicables au notaire fautif, ainsi que pour réparer le préjudice subi par le client.
Procédure
Dans un premier temps, le client doit prendre contact avec son notaire pour exposer sa situation et lui demander des explications et éclaircissements quant à son problème. À ce stade, le client doit bien exposer la préjudice qu’il estime subir, et estimer les dommages et intérêts auxquels il pense avoir droit compte-tenu de ce préjudice.
Si le notaire ne répond pas à son client, ou lui répond de manière insatisfaisante, le client doit alors adresser, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, un courrier à son notaire en le mettant expressément en demeure de trouver une solution au différend, et de déclencher son assurance de responsabilité civile pour pouvoir prétendre à l’allocation de dommages et intérêts. Le client, en fin de courrier, doit préciser au notaire qu’en l’absence de solution amiable, il sera contraint de saisir la chambre départementale des notaires, en vue d’une procédure disciplinaire à son encontre, voire même le procureur de la République le cas échéant.
Issues possibles
À l’issue de l’examen du dossier, le président de la chambre des notaires, qui a l’obligation de répondre au client, peut :
- mettre le notaire incriminé hors de cause, et demander au client de finir d’exécuter la prestation qui lui était demandée (le plus souvent, il s’agit de payer les honoraires dus au notaire) ;
- inciter le notaire à verser une indemnité au client, destinée à compenser le préjudice par lui subi, et ce par déclenchement de l’assurance de responsabilité civile professionnelle ;
- faire appliquer au notaire, par la chambre de discipline, une sanction disciplinaire qui peut aller du blâme jusqu’à une interdiction d’exercer la profession.
Ordre des notaires : respect de la déontologie des notaires
Du fait de leurs importants pouvoirs, les notaires doivent respecter des règles de déontologie strictes, à défaut, ils encourent des sanctions.
Règles de déontologie des notaires
Ces règles de déontologie comprennent notamment :
- L’impartialité : le notaire peut agir simultanément dans l’intérêt des deux parties d’un même acte. Cette règle est essentielle en matière d’héritage ou de ventes immobilières.
- Le devoir de conseil : le notaire doit être en mesure de garantir au client des conseils désintéressés et éclairés. Cette obligation oblige le notaire à mettre ses connaissances à jour en permanence et de traiter chaque dossier dans l’intérêt du client.
- La transparence : le notaire est dans l’obligation de respecter les tarifs légaux et de mettre en place des honoraires transparents.
- Le secret professionnel : le notaire joue le rôle de conseil du client. Ainsi, il est un confident tenu au secret par son titre, dans la limite de la légalité.
- Interdiction d’exercer une activité commerciale : pour garantir sa neutralité, le notaire ne peut se livrer à une activité de commerce. Il lui est notamment interdit de disposer des fonds qu’il reçoit, que ce soit pour les placer ou les prêter.
Inspection annuelle
Afin d’assurer un contrôle rigoureux de la manière dont les notaires exercent leur activité et respectent la déontologie propre à leur profession, chaque étude notariale fait l’objet au moins une fois par an d’une inspection inopinée.
Cette inspection porte à la fois sur le traitement juridique des dossiers et sur la rigueur dont le notaire fait preuve au regard de la tenue de la comptabilité de son entreprise libérale. Elle engendre l’établissement d’un rapport qui doit être remis à la fois au président de la chambre des notaires et au procureur de la République.
Ainsi, les inspecteurs sont de deux ordres :
- les « notaires-inspecteurs » : ils exercent dans un autre département que le notaire inspecté, afin d’éviter toute partialité dans l’étude des traitements juridiques des dossiers et de l’application de la déontologie ;
- les « inspecteurs de comptabilité » qui sont des experts-comptables, et se chargent précisément de l’étude de la comptabilité de l’étude notariale.
L’ensemble de ces inspecteurs dispose de très larges pouvoirs d’investigations. Ainsi, s’ils constatent des irrégularités ou des manquements, tant dans la comptabilité que dans l’instruction des dossiers, ils ont l’obligation d’en avertir immédiatement les instances disciplinaires de la profession, ainsi que les autorités judiciaires (le procureur de la République). Ils sont pénalement responsables de la rigueur de leur travail.