Acte authentique électronique

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En principe, un acte authentique doit être signé par chaque partie à l'acte, ainsi que par leur notaire respectif. Cependant, dans un souci de praticité et de rapidité, à l’heure où l’électronique bat son plein, l’acte authentique peut désormais se faire sur support électronique.

Cette technique n’enlève aucune des valeurs de l’acte, sa qualité juridique est entièrement conservée. Depuis la loi du 13 mars 2000, l'article 1316 du Code civil affirme désormais que l'écrit électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier. Cela signifie que l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier.

Signature d’un acte authentique sans présence requise ?

Un acte au format papier implique la présence simultanée des parties et des notaires à la signature du contrat, ce qui représente une contrainte. En effet, lorsque les parties au contrat ne résident pas dans le même secteur géographique par exemple, l'une des parties, accompagnée de son notaire, doit se déplacer. Cela entraîne donc une perte de temps et d'argent pour la partie concernée.

La loi a institué l'acte authentique électronique : ce dernier est rédigé par voie électronique (traitement de texte) et signé en seulement quelques minutes par les parties et leur notaire via un système de signature électronique agréé. Il est ensuite conservé dans une bibliothèque virtuelle, connue sous le nom de « minutier central électronique ».

À noter : le client peut recevoir une copie de cet acte par voie électronique, délivré par le notaire signataire qui est le seul à y avoir accès. Il est donc possible à tout moment, de récupérer l’acte et ses annexes et en délivrer des copies.

Mais jusqu’à récemment, la présence physique du client ou de son mandataire auprès du notaire était exigée lors de la signature de l’acte.

Le décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 a donné aux notaires la possibilité de recevoir des actes notariés « à distance », c’est-à-dire sans la présence physique à leurs côtés des parties à l’acte. Cette mesure exceptionnelle a pris fin le 10 août 2020. Dans l'immédiat, il n'est pas envisagé de pérenniser de façon généralisée la « comparution par écrans interposés » (rép. min. n° 31130, JOAN, 3 novembre 2020);  mais le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 autorise l’établissement par les notaires de procurations authentiques sur support électronique lorsqu’une ou toutes les parties ne sont pas présentes. Le notaire était alors en relation avec les parties grâce à un système de visioconférence sécurisé.

Avantages de l’acte authentique électronique

Pour le client du notaire, il n'y a que le support qui change, car il bénéficie toujours de la qualité juridique et du savoir-faire notarial. Le papier disparaît et est remplacé par un fichier informatique qui apporte au client les mêmes garanties de sécurité et de fiabilité, ainsi que de conservation. L'acte authentique électronique est avant tout une demande des professionnels, des notaires ou des huissiers par exemple.

Il permet également à chaque partie de bénéficier de plusieurs avantages :

  • Le rendez-vous de signature de l'acte est plus rapide (les modifications éventuelles sont faites en direct, chaque partie ne signe qu'une seul fois et non pas page par page,...).
  • Les parties écoutent et voient le texte en même temps sur écran, ce qui permet une meilleure compréhension de l'acte.
  • La mise à disposition de ces actes est accélérée et leur consultation est facilitée grâce à la bibliothèque virtuelle.
  • Les transactions sont plus rapides et plus simples, l'acte authentique électronique représente donc un gain de temps considérable.
  • L’acte authentique électronique représente également un gain d’espace puisqu’il évite les archives papier.
  • De manière temporaire jusqu'à un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire du au Covid-19, la signature peut se faire à distance.

Procédure de signature

Avant la signature, le clerc de notaire rédige l'acte grâce à un logiciel de rédaction informatique. Ensuite, il scanne toutes les pièces qui doivent être annexées à cet acte, et les joint électroniquement à ce dernier. Cet ensemble d'acte et de documents numérisés constituent l'acte à régulariser.

Rendez-vous et signature

Lors du rendez-vous de signature, le notaire diffuse l'acte et les annexes au client sur un grand écran. La lecture se fait donc sur écran, et est accessible à toutes les parties.

Une fois l'acte et ses annexes visés par les parties, et les éventuelles modifications faites par le clerc rédacteur, le notaire valide le contenu de l'acte et les annexes. Cette validation est uniquement possible par le notaire, grâce à la clé « REAL » : clé informatique cryptée qui contient l'identification et la signature du notaire, elle est en outre protégée par un code secret.

Une fois cette validation informatique réalisée, l'acte apparaît cette fois sur une tablette. C'est sur cette tablette que les parties à l'acte apposent leurs signatures grâce à un stylet électronique. Puis c'est le notaire qui signe, au moyen de la clé « REAL ».

La date et le lieu des signatures sont automatiquement validés, et l'acte ne peut désormais plus être modifié.

Sécurité

L'acte authentique électronique peut aussitôt être transmis par voie électronique aux parties signataires. Il est également envoyé sur les serveurs sécurisés dédiés du notariat vers le « minutier central », que l'on appelle encore le « coffre-fort électronique ». Seul le notaire signataire de l'acte peut y avoir accès, et délivrer des copies de celui-ci, Avec ce support électronique, la garantie de conservation des actes notariés est désormais optimale.

Bon à savoir : à compter du 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018). Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 est venu préciser les mesures qui doivent être prises pour garantir la récupération des documents et données stockés. Le professionnel doit notamment s'assurer que la récupération s'effectue de façon complète, intègre, à tout moment, gratuitement et dans un délai raisonnable. Par ailleurs, l'utilisateur doit être informé au moins 3 mois à l'avance de la suspension ou de la fermeture du service.

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